Qué es un PMS Hotelero

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Apostar por optimizar los recursos en los establecimientos hoteleros, ha llegado a convertirse en una prioridad, y una forma de lograrlo ha sido a través de un PMS hotelero, el cual ofrece la posibilidad tanto de mejorar como de potenciar las relaciones que tienen lugar entre el personal y los huéspedes de un hotel.

¿En qué consiste un PMS Hotelero?

Un PMS hotelero o Property Management System en inglés (Sistema de Gestión de Propiedades), consiste en el tipo de software operacional que más se usa dentro de los alojamientos.

En específico, se trata de una plataforma de gestión en la nube, la cual se encarga no solo de centralizar, sino también de automatizar las operaciones de los hoteles.

Así, se puede decir que supone un sistema de gestión especialmente destinado a alojamientos turísticos, el cual tradicionalmente se encontraba enfocado a las gestiones asociadas con la atención al público, por ejemplo, check-in, reserva, recepción, disponibilidad de habitaciones, precio por temporada o  precio por cantidad de personas, tarifas para grupos, check-out, etc.

Es considerado como una herramienta básica y esencial para gestionar exitosamente todo tipo de negocio hotelero, debido a que ha llegado a convertirse en un sistema de gestión integral que logra unir, enlazar y simplificar cada una de las operaciones vinculadas con los clientes dentro de los diversos departamentos del hotel.

También es apropiado mencionar que la oferta de PMS disponible en la actualidad resulta bastante amplia, y de acuerdo al software de gestión de hoteles que se use, es posible conseguir unas funcionalidades u otras, aunque existen ciertas funciones con las cualquier buen PMS tendría que contar.

Funciones básicas de un PMS hotelero

Incluir un PMS hotelero dentro de un establecimiento permitirá que el mismo logre ubicarse a la vanguardia cuando de gestión hotelera se trata, y es que implica disponer de un completo software que será de gran ayuda en cualquier clase de tarea, logrando agilizar los tiempos que en un principio se requerían para poder llevarlas a cabo.

Esto se debe a que dentro de las principales funciones que posee un PMS hotelero, están las siguientes:

1.      Gestión de reservas

Un PMS tiene la capacidad de integrar, en tiempo real, las reservas originadas en diversos canales y/o sitios web, lo cual permite asegurarle a los huéspedes que no habrá overbooking cuando lleguen al hotel, y al mismo tiempo ofrece la posibilidad de saber qué habitaciones están disponibles y cuáles se encuentran ocupadas, todo en tiempo real.

2.      Optimizar el servicio de limpieza

Estos sistemas de gestión hoteleros suelen disponer de aplicaciones móviles, algo que resulta sumamente útil para el personal, especialmente dentro del departamento de limpieza de habitaciones.

Y es que el PMS se encargará de informar en qué momento se encuentra libre alguna habitación, de manera que sea posible llevar a cabo la limpieza sin preocuparse por molestar a los huéspedes de algún modo.

3.      Bases de datos actualizadas

De igual manera, el PMS se encargará de ayudar al personal del hotel a almacenar información personalizada sobre todos sus huéspedes, por lo que al realizar segundas visitas podrán conocer sus preferencias, y proporcionarles un servicio mejor y más personalizado.

4.      Gestión de facturas

Otra función que ejecutan los PMS hoteleros es la de ofrecer la posibilidad de controlar, en tiempo real, cada una de las operaciones contables que tengan lugar en el hotel.

5.      Control Hospitality

Finalmente, un PMS hotelero proporciona la oportunidad de controlar y desarrollo los servicios extra, por ejemplo, servicios hospitality como lo son la gestión de servicios de internet, y/o TV, minibar, programación de actividades e incluso el servicio de despertador, etc.

¿Cuáles son las características principales de un buen PMS?

Al momento de escoger algún PMS hotelero, resulta esencial prestar atención a las opciones disponibles para comprobar que aparte de proporcionar cada una de las funcionalidades que pueda necesitar cada hotel, también pueda cumplir con las características que se indican a continuación:

  • Software simple pero eficaz: Lo mejor siempre será optar por un PMS que ofrezca un uso intuitivo, y al mismo tiempo incluya cada una de funciones precisas.
  • Seguridad: El garantizar la protección de los datos resulta esencial al seleccionar uno de estos sistemas, por eso es importante cerciorarse que además de codificar los datos, el PMS también tenga capacidad de elaborar copias de seguridad.
  • Relación precio/calidad: Los PMS hoteleros disponibles a través de la nube ofrecen la oportunidad de pagar mensualmente por un servicio que se mantiene en constante actualización a través de mejoras, o que ofrece asistencia técnica frente a posibles averías.

¿Qué ventajas ofrecen los PMS?

Tras conocer cuáles son las principales funciones que suelen tener los PMS hoteleros, resultan evidentes cuáles son las ventajas que estos sistemas pueden ofrecer dentro de la gestión de un hotel, sin embargo, entre las más destacadas están las señaladas a continuación:

Minimiza errores

Ayuda a reducir considerablemente los errores ocasionados por la gestión, y permite solucionar inconvenientes incluso antes de que surjan, al ayudar a detectarlos con antelación.

Toma de decisiones optimizada

Ofrece una cantidad de datos, los cuales al ser analizados de forma apropiada, ofrecen la oportunidad de tomar mejores decisiones rápidamente, ayudando a optimizar la gestión general de un hotel.

Reduce gastos

Gracias a su rapidez, permiten disminuir los gastos y aumentar la calidad de los servicios, los cual supone una mayor satisfacción en los clientes.

 

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